Doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị những gì về kế toán?

Những công việc kế toán doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị ngay từ đầu.

Doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị gì về kế toán là vấn đề nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm ngay sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Nếu chuẩn bị hồ sơ, chứng từ và quy trình kế toán ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kiểm soát số liệu, hạn chế sai sót và chủ động hơn trong việc thực hiện các nghĩa vụ về thuế.

Trong bài viết này, Hưng Phú Thịnh sẽ tổng hợp những công việc kế toán quan trọng mà doanh nghiệp mới thành lập nên lưu ý.

1. Doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị gì về kế toán?

Ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống quản lý kế toán ngay từ đầu thay vì chờ đến khi phát sinh nhiều giao dịch mới thực hiện.

Một số công việc cần quan tâm gồm:

Chuẩn bị hồ sơ và chứng từ kế toán.
Xác định phương án tổ chức công tác kế toán.
Theo dõi doanh thu, chi phí và các khoản phải thu, phải trả.
Quản lý hóa đơn, chứng từ phát sinh.
Theo dõi tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
Chuẩn bị dữ liệu phục vụ việc kê khai thuế.
Lưu trữ hồ sơ kế toán đầy đủ và có hệ thống.

Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp tránh tình trạng đến kỳ kê khai hoặc lập báo cáo mới phát hiện chứng từ bị thiếu, sai thông tin hoặc chưa được đối chiếu.

2. Chuẩn bị hồ sơ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập

Hồ sơ kế toán là cơ sở để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động.

Doanh nghiệp có thể tham khảo Luật Kế toán số 88/2015/QH13 để nắm các quy định chung về công tác kế toán và chứng từ kế toán. Xem Luật Kế toán số 88/2015/QH13

Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống lưu trữ riêng cho các nhóm hồ sơ như:

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Có thể bao gồm:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ doanh nghiệp.
Hồ sơ đăng ký thuế.
Các giấy tờ liên quan đến thông tin doanh nghiệp.
Hồ sơ mở và sử dụng tài khoản ngân hàng.
Các giấy phép, hồ sơ chuyên ngành nếu hoạt động kinh doanh thuộc lĩnh vực có yêu cầu.

Hồ sơ liên quan đến hoạt động kinh doanh

Doanh nghiệp nên lưu trữ:

Hợp đồng mua bán.
Hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Báo giá, đơn đặt hàng.
Biên bản giao nhận.
Biên bản nghiệm thu.
Phiếu thu, phiếu chi.
Chứng từ thanh toán.
Các tài liệu liên quan đến giao dịch phát sinh.

Việc lưu trữ khoa học ngay từ đầu sẽ giúp kế toán dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu khi cần.

3. Quản lý hóa đơn, chứng từ ngay từ những giao dịch đầu tiên

Đây là một trong những công việc doanh nghiệp mới không nên bỏ qua.

Mỗi giao dịch phát sinh cần được kiểm tra và lưu trữ chứng từ phù hợp.

Đối với hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử, doanh nghiệp nên cập nhật quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP để thực hiện phù hợp với quy định hiện hành. Xem Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử

Doanh nghiệp nên hình thành thói quen:

Phát sinh giao dịch → kiểm tra chứng từ → ghi nhận → đối chiếu → lưu trữ.

Đối với hóa đơn, cần chú ý các thông tin quan trọng như:

Tên và thông tin doanh nghiệp.
Mã số thuế.
Nội dung hàng hóa, dịch vụ.
Giá trị giao dịch.
Thông tin người bán, người mua.
Hình thức và chứng từ thanh toán liên quan.

Việc kiểm tra hóa đơn ngay khi phát sinh sẽ giúp hạn chế tình trạng đến cuối kỳ mới phát hiện sai sót.

4. Theo dõi doanh thu và chi phí của doanh nghiệp

Doanh nghiệp mới thành lập nên theo dõi doanh thu và chi phí ngay từ những giao dịch đầu tiên.

Theo dõi doanh thu

Kế toán cần tổng hợp các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ và các khoản thu khác theo đúng chứng từ phát sinh.

Theo dõi chi phí

Các khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh cũng cần được tập hợp và kiểm tra đầy đủ chứng từ.

Một số khoản thường phát sinh ở doanh nghiệp mới gồm:

Chi phí thuê văn phòng.
Chi phí mua công cụ, dụng cụ.
Chi phí phần mềm.
Chi phí điện, nước, internet.
Chi phí vận chuyển.
Chi phí quảng cáo.
Chi phí mua hàng hóa, nguyên vật liệu.
Các khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh khác.

Không nên chỉ quan tâm đến doanh thu mà bỏ qua việc quản lý chi phí, bởi đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp theo dõi hiệu quả hoạt động.

5. Theo dõi tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp

Doanh nghiệp mới nên tách biệt rõ ràng giữa tài chính của doanh nghiệp và tài chính cá nhân của chủ doanh nghiệp.

Các giao dịch qua ngân hàng cần được theo dõi và đối chiếu với chứng từ liên quan.

Kế toán nên thường xuyên kiểm tra:

Số dư tài khoản.
Các khoản tiền vào.
Các khoản tiền ra.
Nội dung giao dịch.
Chứng từ liên quan.
Công nợ phải thu, phải trả.

Việc đối chiếu thường xuyên giúp hạn chế tình trạng số liệu kế toán và số liệu ngân hàng không khớp.

6. Chuẩn bị công tác kê khai thuế

Đây là phần doanh nghiệp mới thành lập đặc biệt cần chú ý.

Các thông tin về thuế, kỳ kê khai và hồ sơ cần thực hiện cần được xác định dựa trên ngành nghề, phương pháp kê khai, tình hình hoạt động và quy định hiện hành.

Doanh nghiệp có thể tham khảo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 để cập nhật các quy định chung về quản lý thuế hiện hành. Xem Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15

Doanh nghiệp không nên tự áp dụng lịch kê khai của một doanh nghiệp khác nếu chưa kiểm tra trường hợp của mình.

Nếu muốn tìm hiểu riêng về nội dung này, bạn có thể xem bài:

👉 [ https://dichvuketoanhpt.com/khai-thue-ban-dau/

7. Doanh nghiệp mới thành lập có nên thuê kế toán ngoài?

Không phải doanh nghiệp mới nào cũng cần tuyển ngay một kế toán làm việc toàn thời gian.

Tùy quy mô và số lượng giao dịch, doanh nghiệp có thể cân nhắc:

Tự tổ chức công tác kế toán.
Thuê kế toán theo tháng.
Thuê kế toán ngoài.
Sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói.

Đặc biệt với doanh nghiệp mới thành lập, số lượng giao dịch ban đầu chưa nhiều nhưng vẫn cần theo dõi hồ sơ, hóa đơn, chứng từ và các công việc liên quan đến thuế.

Bạn có thể tham khảo thêm:

👉 [Thuê kế toán ngoài cho doanh nghiệp mới: Khi nào nên thuê?] https://dichvuketoanhpt.com/thue-ke-toan-ngoai-cho-doanh-nghiep-moi/

8. Khi nào doanh nghiệp nên thuê đơn vị kế toán bên ngoài?

Doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê đơn vị kế toán bên ngoài khi:

Doanh nghiệp chưa có kế toán riêng

Chủ doanh nghiệp không có chuyên môn kế toán nhưng vẫn cần tổ chức và theo dõi hồ sơ, chứng từ.

Doanh nghiệp có ít giao dịch

Nếu số lượng hóa đơn và nghiệp vụ phát sinh chưa nhiều, thuê ngoài có thể là một phương án phù hợp để tối ưu nguồn lực.

Chủ doanh nghiệp muốn tập trung vào kinh doanh

Thay vì tự xử lý toàn bộ hồ sơ kế toán, doanh nghiệp có thể thuê đơn vị chuyên môn hỗ trợ để dành thời gian cho hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp muốn hạn chế sai sót

Kế toán cần được thực hiện thường xuyên, có hệ thống và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang tìm giải pháp kế toán phù hợp, có thể tham khảo:

👉 [Dịch vụ kế toán trọn gói – Hưng Phú Thịnh] https://dichvuketoanhpt.com/ke-toan-tron-goi/

9. Những sai sót doanh nghiệp mới thành lập thường gặp

Một số sai sót thường gặp gồm:

1. Không lưu trữ chứng từ ngay khi phát sinh

Đến cuối tháng hoặc cuối năm mới tập hợp chứng từ khiến việc kiểm tra gặp khó khăn.

2. Không đối chiếu số liệu ngân hàng

Số liệu trên sổ sách có thể không khớp với giao dịch thực tế.

3. Nhầm lẫn chi phí cá nhân và chi phí doanh nghiệp

Đây là vấn đề cần đặc biệt chú ý khi doanh nghiệp mới hoạt động.

4. Không kiểm tra hóa đơn

Một sai sót nhỏ trên hóa đơn nếu không được phát hiện sớm có thể gây khó khăn khi xử lý về sau.

5. Không theo dõi lịch công việc kế toán – thuế

Doanh nghiệp cần chủ động theo dõi các nghĩa vụ và thời hạn áp dụng cho trường hợp của mình.

10. Checklist kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist đơn giản sau:

☐ Chuẩn bị hồ sơ pháp lý doanh nghiệp.

☐ Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ kế toán.

☐ Quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra.

☐ Theo dõi doanh thu.

☐ Theo dõi chi phí.

☐ Đối chiếu tài khoản ngân hàng.

☐ Theo dõi công nợ.

☐ Chuẩn bị hồ sơ phục vụ kê khai thuế.

☐ Theo dõi thời hạn các công việc kế toán – thuế.

☐ Lưu trữ chứng từ đầy đủ.

☐ Kiểm tra số liệu định kỳ.

☐ Cân nhắc phương án thuê kế toán phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

11. Hưng Phú Thịnh hỗ trợ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập

Doanh nghiệp mới thành lập nếu chưa có nhân sự kế toán riêng có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài để được hỗ trợ tổ chức hồ sơ, chứng từ và công việc kế toán phù hợp với tình hình hoạt động.

Công ty Cổ phần Phát triển Hưng Phú Thịnh cung cấp các giải pháp hỗ trợ kế toán, thuế và hồ sơ doanh nghiệp.

👉 Liên hệ Hưng Phú Thịnh để được tư vấn giải pháp phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

📞 Hotline: 0369.375.118

🌐 Website: dichvuketoanhpt.com

Kết luận

Doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị gì về kế toán không chỉ là câu chuyện ghi chép sổ sách. Doanh nghiệp cần xây dựng ngay từ đầu quy trình quản lý hồ sơ, hóa đơn, chứng từ, doanh thu, chi phí, ngân hàng và các công việc liên quan đến thuế.

Việc chuẩn bị bài bản từ những giao dịch đầu tiên sẽ giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát số liệu, hạn chế sai sót và thuận lợi hơn khi hoạt động ngày càng mở rộng.

Nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự kế toán hoặc cần hỗ trợ tổ chức công tác kế toán, Hưng Phú Thịnh sẵn sàng đồng hành và tư vấn giải pháp phù hợp.

📞 0369.375.118

CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN HƯNG PHÚ THỊNH

DỊCH VỤ KẾ TOÁN HPT