KHI NÀO DOANH NGHIỆP NÊN THUÊ KẾ TOÁN NGOÀI? 7 DẤU HIỆU CẦN BIẾT

7 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên cân nhắc thuê kế toán ngoài

Khi nào nên thuê kế toán ngoài? Đây là câu hỏi được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa.

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tuyển ngay một kế toán làm việc toàn thời gian. Tuy nhiên, công tác kế toán, chứng từ và các nghĩa vụ liên quan cần được tổ chức phù hợp với quy mô và tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Luật Kế toán quy định doanh nghiệp thuộc đối tượng áp dụng của pháp luật về kế toán và công tác kế toán cần được tổ chức theo quy định hiện hành.

Vậy khi nào doanh nghiệp nên thuê kế toán ngoài? Dưới đây là 7 dấu hiệu phổ biến.

1. Doanh nghiệp mới thành lập nhưng chưa có kế toán

Đây là một trong những trường hợp phổ biến nhất.

Sau khi thành lập, doanh nghiệp bắt đầu phát sinh nhiều công việc như:

Hợp đồng.
Hóa đơn.
Giao dịch ngân hàng.
Chi phí hoạt động.
Hồ sơ nhân sự.
Chứng từ mua bán.

Nếu chưa có người phụ trách chuyên môn, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tổ chức và lưu trữ hồ sơ ngay từ đầu.

👉 Doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị những gì về kế toán?

2. Chủ doanh nghiệp đang tự xử lý quá nhiều công việc

Nhiều doanh nghiệp nhỏ có tình trạng:

Chủ doanh nghiệp vừa bán hàng, quản lý nhân sự, làm việc với khách hàng, vừa phải tự kiểm tra hóa đơn và chứng từ.

Ban đầu, khi số lượng giao dịch chưa nhiều, việc này có thể vẫn kiểm soát được.

Tuy nhiên, khi hoạt động tăng lên, chứng từ bắt đầu nhiều hơn và việc xử lý thủ công dễ dẫn đến:

Thiếu chứng từ.
Chậm tổng hợp số liệu.
Khó kiểm soát doanh thu và chi phí.
Không nắm rõ công việc kế toán cần thực hiện.

Đây là thời điểm doanh nghiệp nên cân nhắc phân công người có chuyên môn hoặc thuê kế toán ngoài.

3. Doanh nghiệp chưa cần tuyển kế toán toàn thời gian

Không phải doanh nghiệp nào cũng có khối lượng công việc đủ lớn để cần một nhân sự kế toán làm việc toàn thời gian.

Ví dụ:

Doanh nghiệp mới thành lập.
Công ty ít hóa đơn.
Công ty ít nhân sự.
Doanh nghiệp có số lượng giao dịch chưa nhiều.
Doanh nghiệp đang muốn tối ưu chi phí vận hành.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể cân nhắc hình thức thuê kế toán theo tháng.

👉 Thuê kế toán theo tháng gồm những công việc gì?

4. Hóa đơn và chứng từ bắt đầu tăng lên

Khi số lượng giao dịch ngày càng nhiều, doanh nghiệp sẽ phải xử lý nhiều loại chứng từ khác nhau.

Ví dụ:

🧾 Hóa đơn đầu vào.

📑 Hóa đơn đầu ra.

🏦 Chứng từ ngân hàng.

📄 Hợp đồng.

💰 Phiếu thu, phiếu chi.

📋 Hồ sơ nhân sự nếu có.

Nếu chứng từ thường xuyên bị để dồn nhiều tháng mới xử lý, đó là dấu hiệu doanh nghiệp cần xem lại cách tổ chức công tác kế toán.

Một người hoặc đơn vị phụ trách kế toán phù hợp có thể giúp doanh nghiệp:

Phân loại chứng từ.
Theo dõi nghiệp vụ phát sinh.
Đối chiếu số liệu.
Nhắc thời điểm cần chuẩn bị hồ sơ.

5. Doanh nghiệp thường xuyên thiếu chứng từ khi cần kiểm tra

Một tình trạng khá phổ biến là:

Khi cần kiểm tra một khoản chi hoặc một giao dịch cũ, doanh nghiệp mất nhiều thời gian để tìm hóa đơn hoặc chứng từ liên quan.

Điều này thường xảy ra khi hồ sơ chưa được sắp xếp theo quy trình rõ ràng.

Doanh nghiệp nên xây dựng cách lưu trữ phù hợp ngay từ đầu, bao gồm:

Hồ sơ điện tử

Hóa đơn điện tử.
File hợp đồng.
Chứng từ ngân hàng.
File bảng lương.

Hồ sơ giấy

Hợp đồng bản gốc.
Biên bản.
Chứng từ cần lưu bản giấy.
Các hồ sơ khác theo yêu cầu thực tế.

👉 Tại đây có thể đặt một liên kết ngoài đến Luật Kế toán để người đọc tham khảo quy định chung về công tác kế toán. Tham khảo Luật Kế toán 88/2015/QH13

6. Doanh nghiệp không nắm rõ công việc kế toán đang được thực hiện

Một vấn đề khác là doanh nghiệp có người làm kế toán nhưng chủ doanh nghiệp không biết:

Hồ sơ đã được xử lý đến đâu.
Chứng từ còn thiếu gì.
Công việc nào đang chờ xử lý.
Số liệu nào cần đối chiếu.
Các báo cáo nào cần chuẩn bị.

Thuê kế toán ngoài không có nghĩa là chủ doanh nghiệp giao toàn bộ trách nhiệm rồi không theo dõi.

Ngược lại, doanh nghiệp nên thống nhất rõ:

✓ Phạm vi công việc
✓ Cách bàn giao chứng từ
✓ Thời gian thực hiện
✓ Hình thức báo cáo
✓ Trách nhiệm của mỗi bên

Điều này giúp việc phối hợp hiệu quả hơn.

7. Doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí vận hành

Khi tuyển một nhân sự kế toán nội bộ, doanh nghiệp thường cần cân nhắc nhiều khoản chi phí như:

Lương.
Bảo hiểm và các khoản liên quan theo quy định.
Máy tính và thiết bị làm việc.
Phần mềm.
Đào tạo.
Chi phí quản lý nhân sự.

Trong khi đó, hình thức thuê ngoài có thể được xây dựng theo phạm vi công việc và khối lượng nghiệp vụ thực tế.

Tuy nhiên, không nên chỉ lựa chọn dựa vào giá rẻ.

Doanh nghiệp cần xem:

Đơn vị hỗ trợ những công việc gì?
Có phù hợp với quy mô doanh nghiệp không?
Quy trình bàn giao chứng từ như thế nào?
Có đầu mối phụ trách rõ ràng không?
Phạm vi công việc có minh bạch không?

THUÊ KẾ TOÁN NGOÀI CÓ PHÙ HỢP VỚI MỌI DOANH NGHIỆP KHÔNG?

Câu trả lời là không hoàn toàn.

Với doanh nghiệp có:

Số lượng giao dịch lớn.
Hoạt động sản xuất phức tạp.
Nhiều kho hàng.
Nhiều nhân sự.
Nhu cầu xử lý số liệu liên tục trong ngày.

Doanh nghiệp có thể cần đội ngũ kế toán nội bộ hoặc kết hợp giữa kế toán nội bộ và đơn vị hỗ trợ bên ngoài.

Ngược lại, doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ phù hợp có thể cân nhắc phương án thuê ngoài.

👉Thuê kế toán ngoài cho doanh nghiệp mới: Có nên không?

SO SÁNH: THUÊ KẾ TOÁN NGOÀI VÀ TUYỂN KẾ TOÁN NỘI BỘ

Tiêu chí	Thuê kế toán ngoài	Kế toán nội bộ
Hình thức làm việc	Theo phạm vi thỏa thuận	Nhân sự trực tiếp
Chi phí	Theo gói/khối lượng công việc	Chi phí nhân sự thường xuyên
Có mặt tại văn phòng	Không nhất thiết	Có
Phù hợp	DN mới, nhỏ hoặc khối lượng phù hợp	DN có nghiệp vụ thường xuyên, phức tạp
Phạm vi công việc	Theo hợp đồng	Theo phân công công việc

Doanh nghiệp nên lựa chọn dựa trên nhu cầu thực tế, thay vì chỉ dựa vào một tiêu chí.

DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ GÌ TRƯỚC KHI THUÊ KẾ TOÁN NGOÀI?

Trước khi lựa chọn đơn vị hỗ trợ, doanh nghiệp nên chuẩn bị một số thông tin cơ bản:

1. Thông tin về ngành nghề hoạt động

Ngành nghề có thể ảnh hưởng đến số lượng nghiệp vụ và yêu cầu quản lý chứng từ.

2. Số lượng hóa đơn phát sinh

Cần xác định tương đối:

Hóa đơn đầu vào.
Hóa đơn đầu ra.
Số lượng giao dịch hàng tháng.

3. Số lượng nhân sự

Nếu doanh nghiệp có nhân sự, cần xác định các công việc liên quan đến hồ sơ lao động và tiền lương theo nhu cầu thực tế.

4. Hồ sơ đang có

Kiểm tra:

Hóa đơn.
Hợp đồng.
Sao kê ngân hàng.
Chứng từ thu chi.
Hồ sơ cũ chưa xử lý.

Thông tin càng rõ, đơn vị kế toán càng dễ tư vấn phương án phù hợp.

NHỮNG CÂU HỎI NÊN HỎI TRƯỚC KHI THUÊ KẾ TOÁN NGOÀI

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên hỏi rõ:

Phạm vi công việc bao gồm những gì?

Không nên chỉ hỏi:

“Giá bao nhiêu?”

Mà cần hỏi:

Với mức phí này, doanh nghiệp được hỗ trợ những công việc nào?

Cách bàn giao chứng từ như thế nào?

Online?
Bản giấy?
Theo tháng?
Theo từng đợt?

Ai là người trực tiếp phụ trách?

Doanh nghiệp nên có đầu mối liên hệ rõ ràng.

Có phát sinh chi phí ngoài gói không?

Nên trao đổi rõ ngay từ đầu.

Cuối năm có hỗ trợ các công việc liên quan không?

Nội dung này cần được xác định rõ theo phạm vi hợp đồng.

HƯNG PHÚ THỊNH HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Nếu doanh nghiệp của bạn đang:

Mới thành lập.
Chưa có kế toán riêng.
Chứng từ bắt đầu nhiều.
Chưa có quy trình quản lý hồ sơ.
Muốn cân nhắc giữa thuê ngoài và tuyển kế toán nội bộ.

Công ty Cổ phần Phát triển Hưng Phú Thịnh có thể tư vấn phương án phù hợp với tình hình hoạt động và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

👉 dịch vụ kế toán trọn gói

☎️ Hotline: 0369.375.118

🌐 Website Hưng Phú Thịnh

KẾT LUẬN

Khi nào nên thuê kế toán ngoài? Thời điểm phù hợp thường là khi doanh nghiệp bắt đầu gặp khó khăn trong việc quản lý chứng từ, không có nhân sự chuyên môn, chưa cần tuyển kế toán toàn thời gian hoặc muốn tổ chức công việc kế toán phù hợp hơn với quy mô hoạt động.

Quan trọng nhất, doanh nghiệp nên xác định rõ nhu cầu, khối lượng công việc và phạm vi hỗ trợ cần thiết trước khi lựa chọn.

Nếu bạn đang phân vân giữa thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán nội bộ, Hưng Phú Thịnh có thể hỗ trợ tư vấn phương án phù hợp.