5 việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp về kế toán thuế
Việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp về kế toán thuế là vấn đề chủ doanh nghiệp nên quan tâm ngay từ những ngày đầu hoạt động.
Nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường tập trung vào tìm kiếm khách hàng, bán hàng và vận hành mà chưa chú ý đến việc tổ chức hồ sơ kế toán. Đến khi bắt đầu phát sinh hóa đơn, giao dịch ngân hàng hoặc các khoản chi phí, doanh nghiệp mới tìm cách sắp xếp chứng từ.
Điều này có thể khiến hồ sơ bị thiếu, chứng từ khó kiểm tra và công việc kế toán mất nhiều thời gian xử lý.
Vậy doanh nghiệp mới thành lập cần chuẩn bị những gì về kế toán – thuế? Dưới đây là 5 việc nên thực hiện sớm.
1. Kiểm tra và sắp xếp đầy đủ hồ sơ doanh nghiệp
Ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp nên tập hợp và lưu trữ các hồ sơ quan trọng.
Có thể phân loại thành từng nhóm:
📁 Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
📁 Hồ sơ liên quan đến thông tin thuế.
📁 Hồ sơ tài khoản ngân hàng.
📁 Hợp đồng kinh tế.
📁 Hồ sơ lao động, nhân sự nếu có.
📁 Hóa đơn và chứng từ phát sinh.
Việc phân loại ngay từ đầu giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm hồ sơ khi cần.
Không nên để hồ sơ kế toán bị phân tán
Một lỗi khá phổ biến ở doanh nghiệp mới là mỗi loại chứng từ được lưu ở một nơi.
Ví dụ:
- Hóa đơn lưu trong email.
- Sao kê ngân hàng lưu trên máy tính.
- Hợp đồng lưu bản giấy.
- Chứng từ thanh toán nằm ở một thư mục khác.
Sau một thời gian, việc tổng hợp sẽ trở nên khó khăn.
Doanh nghiệp nên thống nhất cách lưu trữ ngay từ đầu.
2. Theo dõi hóa đơn và chứng từ ngay khi phát sinh
Khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, hóa đơn và chứng từ có thể phát sinh từ nhiều nguồn.
Hóa đơn đầu vào
Ví dụ:
- Mua hàng hóa.
- Mua dịch vụ.
- Thuê văn phòng.
- Mua phần mềm.
- Chi phí quảng cáo.
- Các dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh.
Hóa đơn đầu ra
Khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần quản lý việc lập và lưu trữ hóa đơn theo quy định áp dụng.
Ngoài hóa đơn, doanh nghiệp cũng nên lưu các chứng từ liên quan đến giao dịch.
3. Theo dõi tài khoản ngân hàng và các khoản thu – chi
Đây là công việc rất dễ bị bỏ qua ở doanh nghiệp mới thành lập.
Một công ty chưa có nhiều doanh thu vẫn có thể phát sinh nhiều giao dịch ngân hàng như:
🏦 Thanh toán tiền thuê.
💻 Thanh toán phần mềm.
📱 Thanh toán các dịch vụ.
💰 Nhận tiền từ khách hàng.
🔄 Chuyển tiền cho nhà cung cấp.
Do đó, doanh nghiệp nên định kỳ đối chiếu giao dịch ngân hàng với chứng từ thực tế.
Vì sao nên đối chiếu thường xuyên?
Nếu để quá lâu mới kiểm tra, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng:
- Không nhớ nội dung giao dịch.
- Khó tìm chứng từ.
- Thiếu hóa đơn.
- Khó xác định khoản thu, chi.
- Mất nhiều thời gian khi tổng hợp số liệu.
Một quy trình đơn giản có thể là:
Phát sinh giao dịch → Lưu chứng từ → Phân loại → Đối chiếu → Tổng hợp
4. Chủ động theo dõi công việc kế toán – thuế
Đây là nội dung đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp mới.
Doanh nghiệp không nên chờ đến khi có doanh thu lớn mới bắt đầu quan tâm đến kế toán – thuế.
Các công việc cần theo dõi sẽ phụ thuộc vào tình trạng hoạt động, phương pháp tính thuế, nghiệp vụ phát sinh và quy định áp dụng tại từng thời điểm.
Vì vậy, doanh nghiệp nên có người phụ trách hoặc đơn vị hỗ trợ để:
- Theo dõi chứng từ.
- Kiểm tra hóa đơn.
- Tổng hợp số liệu.
- Theo dõi các công việc cần thực hiện.
- Lưu trữ hồ sơ.
- Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh.
👉 Kế toán thuế cho doanh nghiệp mới thành lập
5. Lựa chọn phương án kế toán phù hợp với doanh nghiệp
Không phải doanh nghiệp nào mới thành lập cũng có khối lượng công việc giống nhau.
Có doanh nghiệp:
- Mỗi tháng phát sinh rất ít hóa đơn.
- Chưa có nhân viên.
- Chưa có doanh thu.
- Ít giao dịch ngân hàng.
Nhưng cũng có doanh nghiệp ngay từ tháng đầu tiên đã có nhiều khách hàng, nhân sự và giao dịch.
Vì vậy, doanh nghiệp nên căn cứ vào khối lượng công việc thực tế để lựa chọn phương án phù hợp.
Phương án 1: Kế toán nội bộ
Phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu theo dõi công việc thường xuyên và cần nhân sự làm việc trực tiếp.
Phương án 2: Thuê kế toán ngoài
Có thể phù hợp với doanh nghiệp chưa cần bố trí nhân sự kế toán toàn thời gian nhưng vẫn cần người hỗ trợ công việc kế toán.
Phương án 3: Sử dụng dịch vụ kế toán
Doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ theo phạm vi công việc và nhu cầu thực tế.
👉 Thuê kế toán ngoài cho doanh nghiệp mới: Có nên không?”
Doanh nghiệp mới thành lập chưa có doanh thu có cần làm kế toán không?
Đây là câu hỏi rất nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm.
Một doanh nghiệp chưa có doanh thu vẫn có thể phát sinh:
- Phí ngân hàng.
- Chi phí thuê văn phòng.
- Chi phí phần mềm.
- Chi phí quảng cáo.
- Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ.
- Các giao dịch khác.
Do đó, doanh nghiệp nên theo dõi toàn bộ nghiệp vụ thực tế phát sinh, thay vì chỉ quan tâm đến doanh thu.
👉 Công ty không phát sinh doanh thu có cần làm kế toán không?
Doanh nghiệp ít hóa đơn có cần thuê kế toán không?
Số lượng hóa đơn là một trong những yếu tố cần xem xét, nhưng không phải yếu tố duy nhất.
Doanh nghiệp nên đánh giá:
Số lượng chứng từ
Mỗi tháng có bao nhiêu hóa đơn và giao dịch?
Số lượng nhân sự
Doanh nghiệp có phát sinh tiền lương, nhân sự hay không?
Hoạt động kinh doanh
Ngành nghề và mô hình hoạt động có đặc thù gì?
Nhu cầu quản lý
Doanh nghiệp chỉ cần xử lý hồ sơ hay cần báo cáo, theo dõi công nợ và số liệu phục vụ quản trị?
👉 Doanh nghiệp ít hóa đơn có cần kế toán không?
Checklist kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập
Chủ doanh nghiệp có thể lưu lại checklist dưới đây:
☑️ Hồ sơ doanh nghiệp được lưu trữ đầy đủ.
☑️ Thông tin liên quan đến thuế được quản lý.
☑️ Tài khoản ngân hàng được theo dõi.
☑️ Hóa đơn đầu vào được lưu trữ.
☑️ Hóa đơn đầu ra được quản lý.
☑️ Chứng từ thu – chi được sắp xếp.
☑️ Hợp đồng và hồ sơ giao dịch được lưu giữ.
☑️ Giao dịch ngân hàng được đối chiếu.
☑️ Các công việc kế toán – thuế được theo dõi.
☑️ Có người phụ trách hoặc đơn vị hỗ trợ kế toán phù hợp.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê dịch vụ kế toán khi:
🔹 Mới thành lập và chưa có kế toán riêng.
🔹 Khối lượng chứng từ chưa nhiều.
🔹 Chủ doanh nghiệp không có chuyên môn kế toán.
🔹 Không muốn tuyển kế toán toàn thời gian.
🔹 Muốn có người hỗ trợ kiểm tra và sắp xếp chứng từ.
🔹 Doanh nghiệp đang phát sinh hóa đơn, giao dịch và cần tổ chức công việc bài bản hơn.
Hưng Phú Thịnh hỗ trợ kế toán – thuế cho doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp của bạn vừa thành lập và đang băn khoăn:
❓ Cần chuẩn bị hồ sơ gì?
❓ Cần theo dõi những công việc nào?
❓ Nên thuê kế toán ngoài hay tuyển kế toán?
❓ Doanh nghiệp ít phát sinh nên lựa chọn phương án nào?
Hưng Phú Thịnh hỗ trợ tư vấn và cung cấp các giải pháp kế toán – thuế phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp.
📞 Hotline/Zalo: 0369.375.118
🌐 Dịch vụ kế toán Hưng Phú Thịnh
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN HƯNG PHÚ THỊNH
Tận tâm – Chính xác – Đồng hành cùng doanh nghiệp.
Kết luận
Việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp về kế toán thuế không nên đợi đến khi doanh nghiệp có doanh thu lớn mới bắt đầu thực hiện.
Ngay từ đầu, doanh nghiệp nên xây dựng cách lưu trữ hồ sơ, quản lý hóa đơn, theo dõi giao dịch và xác định người phụ trách công việc kế toán – thuế.
Đối với doanh nghiệp mới, ít phát sinh, lựa chọn một phương án kế toán phù hợp ngay từ đầu có thể giúp công việc được kiểm soát tốt hơn và hạn chế tình trạng hồ sơ bị dồn hoặc thiếu chứng từ về sau.
Tham khảo thông tin: Cổng thông tin điện tử Chính phủ – Hệ thống văn bản
